Kembali ke Eropa, dengan Erasmus+ Lagi

Library at Faculty of Science and Technology, University of Trento, Italy

Mungkin ini yang namanya susah move on.

Saya harus mengakui semenjak pulang dari Eropa, pengalaman selama pertukaran pelajar di Italia terus nempel di kepala saya. Mau makan malam di kosan, saya teringat tiap malam masak dan makan bareng teman se-asrama. Kalau mau nyebrang jalan di zebra-cross, saya teringat sewaktu di Eropa kendaraan pasti langsung berhenti. Lagi kuliah, teringat suasana kelas yang super aktif dan responsif. Lagi di motor, jadi ingat dulu pernah melamun di bus di Trento karena waktu itu nggak nyangka saya udah cukup lama di tempat yang jauh dari rumah. Di saat-saat kaya gitu, saya akan nepok pipi dan bilang ke diri sendiri, “Get a life, Mei! You’re home now!”

Should I come back?

Dan karena dari lubuk hati yang paling dalam saya memang ingin kuliah Master di luar negeri (cita-cita saya dari SMP), di saat nge-blank selagi ngerjain proposal skripsi, saya sempat nyari-nyari info beasiswa: LPDP, Erasmus+, dan Fullbright. Saya juga nyari info universitas yang tidak hanya menyediakan, tetapi juga cukup jago di bidang yang saya minati: computer science, artificial intelligence, machine learning, computational linguistics. Saya catat tanggal-tanggal penting dan syarat pendaftaran, untuk bikin perencanaan yang mana yang mungkin saya daftar.

Akhirnya saya memutuskan untuk mencoba peruntungan di Beasiswa Erasmus+. Erasmus+ ini adalah program beasiswa yang dibiayai Uni Eropa. Dulunya beasiswa ini dikenal sebagai Erasmus Mundus. Program Erasmus+ sendiri ada banyak, salah satunya Erasmus Mundus Joint Master Degree (EMJMD) untuk yang ingin melanjutkan kuliah Master (S2) di Eropa. Tidak semua program master di-cover oleh beasiswa ini, hanya program yang terdaftar pada website mereka.

Uniknya program Erasmus+, kita bisa kuliah di lebih dari satu universitas di Eropa, alias kuliahnya pindah-pindah. Setiap program EMJMD memiliki konsorsium yang terdiri atas beberapa universitas partner. Dan kita akan berkuliah di partner universitas yang berbeda setiap semester/tahunnya, tergantung skema mobilitas program master yang kita ambil.

Informasi detail dan list program EMJMD dapat dilihat di sini.

Saya nemu program yang cocok banget dengan yang saya mau: European Master Program in Language and Communication Technologies (LCT). Program itu sesuai dengan minat saya terhadap computational linguistics. Setelah baca-baca persyaratan dan kepoin partner universities di program tersebut, saya mantap untuk mencoba mendaftar untuk intake 2017.

Bukannya beasiswa yang lain langsung saya singkirkan dari rencana saya, hanya saja berdasarkan timeline, Erasmus+ adalah program yang saat itu paling mungkin untuk saya daftar jika saya memang berniat memulai kuliah di semester Fall/Winter 2017 . Beberapa hal yang menjadi pertimbangan saya:

• Waktu itu bulan Oktober dan saya belum lulus. Program LCT membuka pendaftaran dari bulan Oktober 2016 sampai Januari 2017. Dan mereka menerima applicant yang masih berstatus mahasiswa tingkat akhir, asalkan applicant akan sudah harus lulus sebelum perkuliahan dimulai, yaitu September 2017. Saya, yang waktu itu ngejar wisuda bulan Mei 2017, menyanggupi persyaratan itu.
• Saya sudah paham skema beasiswa Erasmus+ karena saya sudah pernah menjadi awardee pada tahun 2015 (student exchange), dan juga sebelumnya beberapa kali mendaftar beasiswa tersebut, walaupun gagal. Setidaknya, itu mengurangi waktu saya untuk memahami skema beasiswa dan bisa fokus untuk mempersiapkan persyaratan yang dibutuhkan.
• Ketika saya mendaftar program, saya sekaligus mendaftar beasiswa. Karena beasiswa Erasmus+ hanya meng-cover program Master tertentu yang masuk ke list mereka. Ini benar-benar praktis karena saya tidak harus menyiapkan dua application yang berbeda.
• Saya mencari info mengenai partner universities dari program yang akan saya daftar, dan mereka memang termasuk yang terbaik di Eropa untuk bidang yang saya minati tersebut.

Application period

Setelah saya yakin untuk mendaftar program ini, saya bikin timeline untuk mempersiapkan syarat-syarat dan dokumen yang dibutuhkan: beberapanya seperti motivation letter, recommendation letter, dan sertifikat bahasa Inggris (dan lain-lain). Di post ini saya hanya akan highlight 3 dokumen tersebut. Karena beasiswa ini melakukan penilaiannya pada berkas kita, saya menekankan bahwa sangat penting untuk memenuhi setiap persyaratan semaksimal mungkin. Dan bagi saya, akan lebih baik jika saya meluangkan cukup waktu untuk mempersiapkannya.  

Penting: pastikan informasi mengenai pendaftaran diperoleh dari website Erasmus+ dan website program yang didaftar yang masih diperbaharui, bukan dari ‘kata orang’ atau blog post, termasuk blog ini.

Saya menyiapkan waktu 1-2 minggu di bulan Oktober untuk menyelesaikan motivation letter. Di motivation letter, intinya saya menyampaikan hubungan antara latar belakang pendidikan saya (minat, mata kuliah yang pernah diambil, skripsi), apa yang ingin saya lakukan selama mengikuti program Master (spesialisasi, research interest), serta manfaat bagi saya dan yang bisa saya berikan setelah menyelesaikan Master. Saya membatasi panjang surat ini sekitar 1 – 1,5 halaman saja. Berdasarkan pengalaman, tips untuk menulis motivation letter bisa dilihat di link ini.

Setelah cukup yakin dengan tulisan saya, saya menyampaikan permohonan untuk recommendation letter kepada 2 orang dosen sekitar 1 – 1,5 bulan sebelum deadline, supaya mereka punya cukup waktu juga untuk mempersiapkannya. Mengapa 2 orang? Karena itu persyaratan program LCT yang saya daftar. Sewaku mendaftar exchange dulu, surat rekomendasi dari dosen dapat saya peroleh dari mereka (dan saya baca dulu haha) untuk di-upload pada form pendaftaran. Tetapi saat mendaftar program LCT kemarin, dosen yang akan memberikan rekomendasi kepada saya diberikan form dan akun sendiri, sehingga sifatnya lebih konfidensial dan saya nggak tahu apa yang mereka tulis tentang saya :v 

Untuk surat ini, saya minta dosen pembimbing skripsi dan ex-kaprodi yang dulu juga menuliskan recommendation letter saat saya mendaftar program exchange. Saran saya sebaiknya memang minta ke orang yang cukup tahu tentang Anda, karena beasiswa ini mengharapkan strong recommendation, bukan hanya sebagai formalitas saja. Kalau memang orang tersebut memiliki gelar atau posisi yang cukup tinggi, mungkin juga akan berpengaruh. Tetapi saya pribadi, lebih mengutamakan yang tahu tentang saya. Saya sebenarnya pernah nyoba minta ke Profesor saya sewaktu di Italia dulu yang sebenarnya saya nggak kenal banget, cuma pernah ngambil mata kuliahnya dan saya agak yakin beliau mengenali saya. Tapi permintaan saya ditolak secara halus, beliau nggak balas email saya kecuali email ketika saya bilang nggak jadi minta rekomendasi :v Dan, pastikan kita menghubungi dosen dengan cara yang formal (I prefer via email or face-to-face tho, not text or chat) dan menyampaikan maksud kita dengan jelas, padat, dan tidak memaksa.

Karena pada waktu itu saya belum puya sertifikat Bahasa Inggris yang masih berlaku, saya harus memberi waktu untuk mempersiapkannya juga. Pengalaman saya memperoleh sertifikat IELTS bisa dibaca di post ini: Pengalaman IELTS: dari belajar otodidak sampai tes

Hampir semua pendaftaran program Erasmus+ dilakukan secara online, yaitu pada online application form yang disediakan pada website program yang didaftar. Ingat: hampir semua, bukan semua. Tetap pastikan persyaratan dari program tersebut di website program. Kita selanjutnya hanya perlu melengkapi form tersebut dan menunggah dokumen yang diperlukan sebagai persyaratan. Selain itu, karena saat itu saya belum lulus dan punya ijazah, saya menuliskan tanggal ‘expected graduation’ yaitu ‘May 2017’.

Waiting for result announcement

Deadline pendaftaran pada waktu itu 8 Januari 2017 dan menurut website, pengumuman pertama akan diberitahukan pada akhir Februari. Pengumuman ini menentukan apakah kita diterima diprogram dan dinominasikan untuk beasiswa atau tidak. Bisa saja kita diterima di progam tapi tidak mendapat beasiswa (statusnya reserved list). Untuk kasus tersebut kita bisa nunggu dengan sabar siapa tahu ada yang batalin beasiswanya, atau kita cari sponsor lain sendiri (self-funding). Kalau dapat nominasi beasiswa, besar kemungkinan akan dapat beasiswanya. Tetapi yang menentukan penerima beasiswa sendiri adalah EACEA Uni Eropa dan biasanya diumuman sekitar bulan Mei. Jadi, walaupun mendapat nominasi beasiswa, masih ada kemungkinan tidak mendapat beasiswanya (statusnya juga reserved list).

Karena saya sibuk ngerjain skripsi, saya nggak terlalu ngeh tiba-tiba udah minggu terakhir Februari. Saat itu, tiap saat rasanya tangan saya gatal pengen ngecek email. Kebetulan program LCT punya grup Facebook dan saya udah join. Tanggal 28 Februari, di grup mulai berkicau para applicants yang lagi nungguin pengumuman. Saya iseng cek grup itu malam-malam habis lelah nungguin program yang lagi running. Dan ternyata beberapa orang udah dapat email, sayangnya mereka hanya masuk reserved list. Saya langsung deg-degan dan segera ngecek email, tapi nihil. Saya mulai gelisah nggak karuan dan mulai kepikiran, “apa aku belum dikirimin email karena keterima ya” hahaha. Akhirnya saya nge-chat mama di WA, “Ma, udah pada pengumuman tapi aku belum. Doain semoga yang terbaik ya”. Nggak lama setelah mama balas dengan doanya, email dari LCT masuk: Saya diterima di program LCT dengan nominasi beasiswa! Alhamdulillah. I just can’t describe how grateful I was.

Di email tersebut juga disebutkan bahwa saya dialokasikan di Saarland University, Germany, untuk tahun pertama dan Charles University in Prague, Czech Republic, untuk tahun kedua. Keduanya adalah universitas yang saya pilih pula di form pendaftaran.

Fase selanjutnya adalah menunggu pengumuman beasiswa. Menurut saya, ini adalah fase pasrah. Segala persyaratan yang saya penuhi ketika pendaftaran dibuat oleh konsorsium program. Dan mereka hanya berhak memberikan nama-nama yang berpotensi untuk memperoleh beasiswa. Sedangkan keputusan pemberian beasiswa diambil oleh EACEA yang tentu saja memiliki kriteria sendiri, yang juga mempertimbangkan kewarganegaraan applicant. Maka, yang bisa saya lakukan hanya berdoa dan minta doa orang tua.

Pada minggu terakhir bulan April 2017, mulai bermunculan postingan diterima beasiswa di grup FB Erasmus Mundus Indonesia. Saya juga jadi deg-degan karena nggak lama lagi saya juga pasti mendapat pengumuman. Tapi email yang ditunggu tak kunjung datang. Sampai akhirnya ada yang ngepost di grup LCT kalau dia diterima, artinya LCT seharusnya sudah mengumumkan awardee-nya. Saya langsung jadi pesimis. Lalu saya coba nge-chat si awardee yang ngepost di grup LCT nanyain kapan dia nerima email. Dan ternyata udah lebih dari 3 hari sebelumnya.

Akhirnya, beberapa hari kemudian saya coba email koordinator untuk menanyakan status saya karena saya udah nggak sabar. Tidak disangka email saya langsung dibalas sejam kemudian. Dengan sedikit takut saya buka isinya. Ternyata nominasi saya tidak disetujui EACEA. Tetapi, ada awardee yang mengundurkan diri sehingga koordinator mengusulkan nama saya untuk menggantikannya. Dan alasan keterlambatan pemberitahuan kepada saya adalah karena mereka menunggu konfirmasi dari EACEA yang ternyata disetujui. Dengan kata lain, saya pun berhak menyandang status awardee Erasmus+ tahun 2017. Alhamdulillahirabbil’alamin. Walaupun kerjaan saya cuma nunggu, tapi udah berasa kaya naik roller coaster.

Rencana Allah Maha Sempurna :’)

***

Intake 2018 sudah dibuka dan list program bisa dilihat di website Erasmus Mundus Joint Master Degree (EMJMD).

Good luck, scholarship hunters!

To write another adventure ahead. Europe, I'm coming back 😊 . @indonesia_ema #PDO2017 #emaindonesia #erasmusplus #erasmusindonesia

A post shared by Meisyarah Dwiastuti (@meisyarahd) on Aug 19, 2017 at 3:36am PDT